Tuesday, August 29, 2006

Estabeleça Prioridades!


Sua vida não precisa ser tão corrida! Pare de apagar incêndios, principalmente, se não forem os seus! Reagir às crises, imediatamente, quando elas aparecem pode deixá-lo:
1. Estressado;
2. Incapaz de planejar estrateticamente;
3. Exausto.

Não se ocupe das prioridades alheias e não permita que os outros as transfiram para você. Estabeleça uma forma para discernir o que requer sua atenção imediata e o que pode esperar. Você não é pago para agradar os outros tempo todo!

Caso alguém venha lhe pedindo aquele "favorzinho", seja firme com essa pessoa mostrando-lhe que a atitude dele é prejudicial ao seu trabalho. Convença-o de que você precisa trabalhar de acordo com as suas prioridas e não com as dos outros.

Monday, August 28, 2006

Você sabe agendar uma reunião?

Faça um checklist completo!

  • Reserve a sala para reunião.
  • Deixe pelo menos uma hora a mais reservada para cobrir eventuais atrasos ou prorrogações.
  • Verifique se o número de participantes se encaixa ao local escolhido: número de lugares e cadeiras disponíveis.
  • Faça o briefing da reunião e mande para todos os participantes pelo menos três dias antes para que tenham tempo de se preparar. Mantenha o foco da reunião. Crie uma agenda com os tópicos que serão discutidos. Siga a agenda e não deixe que nenhum novo tópico atrapalhe. Respeite o tempo das pessoas presentes.
  • Os lugares, ao lado do líder, são considerados privilegiados e devem ser concedidos a funcionários mais velhos e mais antigos de empresa.
  • Caso a reunião seja longa, bebidas serão necessárias. Você pode preparar no local uma pequena mesa com chá, café e água, para quem quiser se servir, caso contrário, planeje intervalos onde serão servidos além das bebidas, as comidas.
  • Se o pessoal da empresa não usa crachá, deve haver algum tipo de identificação com nome, empresa e cargo, facilitando o reconhecimento entre os participantes. Entregue crachás para os participantes (não necessário se já usarem na empresa) e não esqueça de fazer um especial para convidados de fora da empresa.
  • Avise ao pessoal da recepção, da garagem e da telefonia sobre o evento. Reserve vagas para os convidados. Entregue na recepção uma lista com os participantes de fora e seus crachás e mande que sejam encaminhados para o local correto.
  • Reserve todo o material necessário para a reunião: lápis, caneta, pincel atômico, caneta de retroprojetor, indicador, papel, bloco para rascunho, folhas flip chart, fita crepe e adesiva, cola, post-it, tesoura, clips, grampeador, furador. Veja qual será o equipamento necessário: flip-chart, vídeo cassete, vídeo conferência, conferência, retroprojetor, linha telefônica, xerox, computador, microfones.
  • Veja se será necessário gravar a reunião e que tipo de gravação deverá ser feita: em gravador ou vídeo.
  • Não esqueça de mandar preparar a ata da reunião. Reserve uma secretária para anotar tudo que foi discutido e resolvido na reunião. A ata deve conter: data e local da reunião, os nomes dos participantes, os objetivos da reunião, os principais tópicos discutidos, as conclusões, decisões tomadas (e por quem) e deve ser assinada pelos participantes.
  • Esteja preparado com todas informações necessárias para discutir sobre os tópicos agendados.
  • Não perca seu foco. Não participe de reuniões que não precise de sua presença ou contribuição.
  • Determine o resultado que você quer alcançar com a reunião.Não tente resolver todos os problemas da empresa em uma única reunião.
  • A agenda deve conter apenas os tópicos que podem trazer resultados concretos.
  • Durante a reunião, mantenha o foco da reunião. Siga a agenda e não deixe que nenhum novo tópico atrapalhe. Respeite o tempo das pessoas presentes.
  • Assegure-se que todos participem e consigam expressar opinião sobre os tópicos abordados.
  • Comece a reunião na hora marcada, e termine dentro do tempo planejado com a presença de todos ou não.
  • Por fim, após a reunião, determine os próximos passos. Quem faz o quê e para quando.
  • Use e-mail como forma de manter as pessoas atualizadas sobre o andamento dos próximos passos.

Sunday, August 27, 2006

Sua conta d'água no final do mês!

Olá, amigos!

Para os amantes dos gatinhos, envio um vídeo muito engraçado!
Depois deste vídeo tomei o cuidado de manter a porta do banheiro da minha casa trancada!

Tuesday, August 22, 2006

Como economizar tempo – Anote estas dicas!

Você precisa de 48 horas para se organizar? Pare e pense! Você não sabe como administrar bem o seu tempo. Pegue um lápis e um papel e anote. Eis algumas dicas interessante para Você imprimir e colocar no seu mural.

1. Planejamento. É melhor disponibilizar algums minutos no seu planejamento diário do que perder algumas horas pensando no que tem que fazer no dia. Esqueceu de fazer algo importante? Isso é sinal de falta de planejamento. Planeje o seu dia para que as distrações não o retire do curso.

2. Faça um programa para as suas tarefas. Listas é a melhor opção. Organize um lista “para fazer” e arque um compromisso com as tarefas até o final do dia. Comprometa-se! E dê prioridade para as tarefas mais emergenciais. Planeje logo no começo o que fará até o final do expediente.

3. Pressa? Não se apresse. Os equívocos ocorrem mais freqüência quando um trabalho é feito com pressa e sem atenção. Dê atenção especial para as tarefas mais importantes do dia e não se apresse em terminar todas. O mais importante é você tentar organizar o seu tempo de forma que suas atividades possam fluir bem. Se o tempo não for suficiente para terminar uma trarefa do dia, ao menos execute as mais importantes corretamente.

4. Seu chefe pediu algo e você não entendeu? Não deixe de perguntar novamente, quero dizer, na dúvida, pergunte! Em qualquer empresa a comunicação inadequada é o caminho mais fácil por onde se perde tempo. Tenha orgulho de um trabalho bem feito, e não da capacidade adivinhar o que é requerido. Perguntar é bem mais rápido do que tentar adivinhar o que o seu chefe deseja.

5. Utilize a sua agenda. O bom e velho papel ainda é o nosso verdadeiro “amigo do trabalho”. Não confie 100% em sua mente. Entenda que nós precisamos de ajuda para evitarmos a negligência. Escreva tudo o que é necessário para você desempenhar bem as suas atividades. Anote todos os recados que ouvir ao atender uma ligação, anote todos os pedidos do seu chefe (até mesmo as reclamações dele)..., ou seja, aprenda a ser um scanner de anotações.

6. Organize a sua mesa. Sua mesa organizada reflete a pessoa que você é. E além disso, a sua produtividade melhora quando há facilidade em achar agilmente o que precisa. Organização é um facilitador na execução das tarefas.

7. Comunicação com os seus colegas de trabalho. Uma linguagem simples, concisa e isenta de ambigüidades assegura a compreensão e poupa o tempo com a eliminação de mal-entendidos.

8. Arquivos em ordem? Mantenha-os sempre em ordem. Quanto mais papéis espanhalhos se têm, mais será difícil para encontrar o que deseja, e consequentemente, a perda de tempo será inevitável. Faça um limpeza nos seus papéis diariamente.

9. Saiba delegar tarefas e programe um prazo para o término. Aprenda a dividir suas tarefas com os colegas. Faça uma lista de “follow-up” para acompanhar a execução das tarefas e o seu prazo para o término. Ao delegar uma tarefa para alguém, seja específico na explicação e no prazo para entrega.

10. Não delongue a sua tarefa. Tarefas muito complexas e estensas devem ser divididas em etapas. Siga as etapas rigorosamente e sempre que haja um tempinho extra adiante as próximas etapas para melhorar o andamento das demais tarefas. Se não for agradáveis, faça-as o mais rápido possível! Adiar tarefas significa perder tempo e aumentar o estresse.

Envolva-se com aquilo que faz!

No mundo globalizado em que vivemos, o maior risco que corremos é o de ficarmos para trás, descontextualizados e atrasados tecnologicamente em relação as novas demandas do mercado em que trabalhamos.

É incrível e possível, ainda conhecer alguém que trabalha ao seu lado, dia após dia, numa mesma rotina e que raramente tem uma iniciativa, em prol de si próprio e também, em benefício para a empresa. Todos nós já encontramos com alguém assim!

Aquele que fica esperando que a empresa ou que outras pessoas lhes forneçam os meios para que aprenda mais, para que cresça mais, não vai nunca ascender profissionalmente, não é verdade? É só virar-se para o lado e observar que ao seu redor existem vários colegas com essa postura: “ah…tá bom como está…Ganho o meu todo mês…O pior é ficar sem dinheiro…”.

Olhe para o seu colega de trabalho e se compare com ele da seguinte maneira: será que é essa atitude que desejo para mim nesta empresa? Será que estou satisfeito com a minha posição? Será que este setor/departamento me sufoca?

Esses questinamentos são freqüentes em nossas mentes, quando algo incomoda tão profundamente o nosso ego profissional. E a saída emergencial é a reciclagem e o aprimoramento intelectual focado naquilo que você faz melhor em seu trabalho.

O aperfeiçoamento profissional é fundamental para uma carreira de sucesso seja em uma empresa nacional e/ou estrangeira. É PRECISO CAPACITAÇÃO!

É com este blog e com o site http://www.secretary-channel.com/ (ainda em construção) que desejo ajudar aos meus fiés leitores como almejar uma posição de sucesso na carreira profissional.Pense nisso: ninguém investe em pessoas que não investem em si próprias em primeiro lugar. Envolva-se com aquilo que faz!