Você sabe agendar uma reunião?

Faça um checklist completo!

• Reserve a sala para reunião.
• Deixe pelo menos uma hora a mais reservada para cobrir eventuais atrasos ou prorrogações.
• Verifique se o número de participantes se encaixa ao local escolhido: número de lugares e cadeiras disponíveis.
• Faça o briefing da reunião e mande para todos os participantes pelo menos três dias antes para que tenham tempo de se preparar. Mantenha o foco da reunião. Crie uma agenda com os tópicos que serão discutidos. Siga a agenda e não deixe que nenhum novo tópico atrapalhe. Respeite o tempo das pessoas presentes.
• Os lugares, ao lado do líder, são considerados privilegiados e devem ser concedidos a funcionários mais velhos e mais antigos de empresa.
• Caso a reunião seja longa, bebidas serão necessárias. Você pode preparar no local uma pequena mesa com chá, café e água, para quem quiser se servir, caso contrário, planeje intervalos onde serão servidos além das bebidas, as comidas.
• Se o pessoal da empresa não usa crachá, deve haver algum tipo de identificação com nome, empresa e cargo, facilitando o reconhecimento entre os participantes. Entregue crachás para os participantes (não necessário se já usarem na empresa) e não esqueça de fazer um especial para convidados de fora da empresa.
• Avise ao pessoal da recepção, da garagem e da telefonia sobre o evento. Reserve vagas para os convidados. Entregue na recepção uma lista com os participantes de fora e seus crachás e mande que sejam encaminhados para o local correto.
• Reserve todo o material necessário para a reunião: lápis, caneta, pincel atômico, caneta de retroprojetor, indicador, papel, bloco para rascunho, folhas flip chart, fita crepe e adesiva, cola, post-it, tesoura, clips, grampeador, furador. Veja qual será o equipamento necessário: flip-chart, vídeo cassete, vídeo conferência, conferência, retroprojetor, linha telefônica, xerox, computador, microfones.
• Veja se será necessário gravar a reunião e que tipo de gravação deverá ser feita: em gravador ou vídeo.
• Não esqueça de mandar preparar a ata da reunião. Reserve uma secretária para anotar tudo que foi discutido e resolvido na reunião. A ata deve conter: data e local da reunião, os nomes dos participantes, os objetivos da reunião, os principais tópicos discutidos, as conclusões, decisões tomadas (e por quem) e deve ser assinada pelos participantes.
• Esteja preparado com todas informações necessárias para discutir sobre os tópicos agendados.
• Não perca seu foco. Não participe de reuniões que não precise de sua presença ou contribuição.
• Determine o resultado que você quer alcançar com a reunião.Não tente resolver todos os problemas da empresa em uma única reunião.
• A agenda deve conter apenas os tópicos que podem trazer resultados concretos.
• Durante a reunião, mantenha o foco da reunião. Siga a agenda e não deixe que nenhum novo tópico atrapalhe. Respeite o tempo das pessoas presentes.
• Assegure-se que todos participem e consigam expressar opinião sobre os tópicos abordados.
• Comece a reunião na hora marcada, e termine dentro do tempo planejado com a presença de todos ou não.
• Por fim, após a reunião, determine os próximos passos. Quem faz o quê e para quando.
• Use e-mail como forma de manter as pessoas atualizadas sobre o andamento dos próximos passos.