Secretariado Executivo Hoje

O bacharel em Secretariado Executivo atua junto às lideranças nas execuções de metas e objetivos da organização, possuidor de autoridade suficiente para resolver problemas e situações confidencias ou não, definidas em parceria com as chefias imediatas, objetivando aliviar a carga de trabalho daqueles que lidam com a área estratégica da organização, que o impede de concentrar-se em questões operacionais e de assessoria gerencial, e ter maior tempo para melhor equacionar o seu processo decisório. Profissional responsável pelo apoio direto e superestrutura organizacional.

Com a redefinição da organização tradicional, a redução de níveis hierárquicos e a eliminação de chefias, algumas empresas se vêem diante da necessidade de criar novas atribuições. Antigos analistas de cargos e salários, recrutamento e seleção, tendem a se torna mais consultores internos do que técnicos.

Com a empresa mais enxuta e baseada no trabalho de equipe, o secretário passa a assumir vários papeis. Desse modo com o desaparecimento dos gerentes médios, o secretário assume parte dos encargos que eram responsabilidade desses como gerenciamento de informações.

Hoje os secretários assumem diversas formas de trabalho:

1. Como analista simbólico ou de grupo de projetos, participa ativamente de projetos específicos no staff de executivo.
2.Quanto ao trabalho individual: ele atua assessorando executivos de seu próprio home Office, dispondo de ferramentais tecnológicos (internet, e-mail, fax e etc) e uma equipe para auxiliá-lo.

Já no trabalho parcial ou sazonal, hoje há possibilidade de se alugar um pequeno escritório com o profissional de secretariado para juntamente com os recursos de escritórios atuarem em seu próprio escritório de conveniência hoje muito procurado por executivos que querem diminuir os custos com escritórios ou que não precisam estar diariamente em um escritório para realizar seus trabalhos.

PAPEL E PERFIL DO SECRETÁRIO EXECUTIVO

A profissão de secretariada Executiva vem sofrendo mudanças profundas e aceleradas. No livro O Trabalho das Nações, Robert Reich, cita o Secretário como uma das mais prósperas profissões e a classifica entre um seleto grupo de trabalhadores por ele denominado “analítico simbólico”.

O Secretário precisou desenvolver um novo perfil que atenda as necessidades das empresas. Os programas de qualidade total, certificações ISO 9000 e ISO 14000, a globalização e o avanço tecnológico ajudaram a compor o novo perfil do secretário.

Conhecer sobre Organizações;
Buscar as razões que determinam sua importância;
Motivos econômicos, políticas e sociais;
Compreender as políticas internas;
Conhecer a sua cultura;
Conhecer a sua lógica de funcionamento;
Conhecer as pessoas que fazem parte da empresa;
Buscar localizar este profissional na organização;
Ser ético quando tratar de informações de forma sigilosa e social.

PERFIL PROFISSIONAL

Espírito de equipe;
Flexibilidade;
Criatividade;
Generalista;
Multiprofissional;
Assume seus erros;
Enxerga oportunidade em situações diversas;
Estabelece padrões elevados de trabalho;
Lidera porque consegue transmitir conhecimentos, emoções e valores a cada desafio.

NOVAS ÁREAS OCUPACIONAIS EMERGENTES

A vida da Secretária moderna ganha nova dimensão possibilitando ganhar tempo na administração de rotinas e abrir novos horizontes para a profissão.

Assessoria gerencial;
Gestão;
Consultorias;
Empreendedorismo;
Turismo e hotelaria;
Terceiro setor;
Secretarias de IES;
Coordenações de curso superior;
Docência;
Escritórios virtuais;
Produção de eventos;
Serviços.

NOVO PROFISSIONAL

Generalista;
Acadêmico;
Operacional.

HABILIDADE E COMPETÊNCIA VALORIZADAS

O secretário deve desenvolver aptidões para acompanhar e responder as exigências do mercado de trabalho. Investimento na formação profissional, conhecimento em tecnologias vigentes e em outras línguas fazem parte de um grupo de habilidades e competência que favorecem o reconhecimento do seu papel nas empresas e na sociedade.

Visão estratégica;
Capacidade de lideranças;
Capacidade de decisão;
Capacidade de decisão;
Capacidade de adaptação;
Foco no resultado;
Capacidade de negociação.

CONHECIMENTOS VALORIZADOS

Base teórica comprovada;
Tecnologia de informação;
Conhecimento de gestão;
Outros idiomas;
Experiência.

Diante disto, o Secretário deve investir em sua formação a fim de atender à demanda do mercado de trabalho cada vez mais exigente e competitivo. Fala-se muito nas causas do desemprego, no entanto podemos concluir que a grande dificuldade existente e a falta de especialização. Para aqueles que não se adaptam às mudanças e deixam de desenvolver o perfil exigido pelo mercado, infelizmente o futuro será o desemprego. Mas para aqueles secretários que investem em qualificação e requalificação do trabalho, dando ênfase a um processo contínuo de aprendizagem profissional não existe desemprego.

Fontes: PALESTRA "O Futuro da Profissão de Secretário Executivo" PROFª. MIRÉIA Mª JOAU. Livro, Secretariado:Do Escriba ao gesto um Estudo Sobre o novo Perfil do Profissional de Secretariado. Nilzer de Lourdes Almeida Ribeiro.

Publicado no site: http://www.dasecretariado.ufba.br/secretariado_executivo_hoje.htm

Dia do Profissional de Secretariado!

ORIGEM DA PALAVRA

A palavra secretário originou-se do latim:
Secretum - lugar retirado, retiro, solidão;
Secreta – particular, segredo, mistério;
Secretarium - legar retirado, conselho privado.

HISTÓRICO DA PROFISSÃO DE SECRETARIADO

Séculos IV a.c. e V a.c. – Os escribas
Os escribas eram as secretárias das civilizações antigas.
A máquina administrativa egípcia era formada basicamente por escribas. Eles se encarregavam de organizar e distribuir a produção; de controlar a ordem pública; de supervisionar todo e qualquer tipo de atividade. Obedeciam a autoridade dos faraós ou dos templos. Conhecer a escrita era a chave para toda a erudição daqueles tempos e os escribas se tornaram os depositários da cultura leiga e religiosa e acabaram dominando todas as atividades profissionais, a ponto de ocuparem até os cargos de oficiais do exército durante o Império Novo.
A educação desses homens era bastante austera e, na maioria dos casos, lhes impunha um código moral elevado e bem intencionado.

Séculos II a.c. e III d.c. - Império Romano
Os secretários eram, em sua maioria, escravos e suas condições de trabalho estavam longe de ser as ideais.

Século V d.c. - Idade Média – Os monges
Existem os monges escribas medievais, que abandonam a espada e desenvolvem trabalhos voltados para o registro do pensamento filosófico-cristão, em vista da necessidade de aprofundar uma fé que estava amadurecendo.

Século XV d.c. - Idade Moderna
Tem-se uma expressiva ação secretarial junto ao Comércio estimulado pelas descobertas e rotas marítimas.

Século XIX d.c.
Durante a segunda fase da Revolução Industrial (fase iniciada em 1860), Chistopher Sholes inventou um tipo de máquina de escrever. Sua filha - Lilian Sholes - testou tal invento, tornando-se a primeira mulher a escrever numa máquina, em público.

Lílian Sholes nasceu em 30 de setembro de 1850. Por ocasião do centenário do seu nascimento, as empresas fabricantes de máquina de escrever fizeram diversas comemorações. Entre elas, concurso para escolher a melhor datilógrafa.

Tais concursos alcançaram sucesso, passando a repetir-se anualmente, a cada 30 de setembro. Como muitas secretárias participavam deles, o dia passou a ser conhecido como o "Dia das Secretárias".

Século XX d.c. - Idade Contemporânea
O cargo de secretário cresceu consideravelmente após a Segunda Guerra Mundial, quando o mercado de trabalho passou a abrir suas portas para a mão-de-obra feminina inicialmente na Europa e nos Estados Unidos da América para suprir a escassez da mão-de-obra masculina que fora direcionada para os campos de batalha. E em 1945 já existiam 20 milhões de pessoas na profissão com estatística crescente.

No Brasil, o desenvolvimento da profissão acompanhou o ambiente empresarial adaptando-se aos paradigmas vigentes.

Nos anos 50: com a chegada das multinacionais, executando algumas técnicas como: datilografia, taquigrafia, organização de arquivos, anotações de recados e atendimentos telefônico.

Anos 60: inicia-se o treinamento gerencial, e ter uma secretária passa a ser status iniciando-se assim uma valorização da secretária por parte dos empresários brasileiros. E em 1969 é criada a Universidade Federal da Bahia o 1º curso de Secretariado Executivo do Brasil.

Na década de 70, o secretário passa a ser membro ativo na gerência.

Nos anos 80, o secretário é assessor. Tem-se a regulamentação da profissão aprovada em 30/09/1985 e a classe ganha força com a criação da FENASSEC – Federação Nacional de Secretários em 1988, Curitiba.

Na década de 90, presenciou-se um dos melhores momentos da profissão de secretariado que se caracteriza, como uma figura importante na empresa, pois, com o advento dos recursos tecnológicos, mudou-se a forma de trabalhar no escritório, as organizações passaram a buscar intensamente a qualidade total e a valorização dos clientes. Segundo Ribeiro “Tais transformações ocorreram principalmente com a introdução da reengenharia que redefiniu o papel dos que secretariam, atribuições atribuindo a este mais autonomia nas execuções das tarefas”.

Agora no ano 2000, o secretário é um profissional empreendedor, assessor, executante, polivalente e que tenha uma visão holística.


SANTO PROTETOR DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

São Jerônimo.
Foi secretário do Papa Damaso, que governou a Igreja Católica de 367 a 384 d.c.
Seu dia é 30 de setembro!



PUBLICADO POR: Luciane G. Pacheco, no site http://www.grupos.com.br/blog/secretarias.net/

30 de Setembro: Dia da Secretária - Origem do Dia

Durante a segunda fase da Revolução Industrial (fase esta iniciada em 1860), Christopher Sholes inventou um tipo de máquina de escrever. Sua filha - Lilian Sholes - testou tal invento, tornando-se a primeira mulher a escrever numa máquina, em público.

Lilian Sholes nasceu em 30 de setembro de 1850. Por ocasião do centenário de seu nascimento, as empresas fabricantes de máquinas de escrever fizeram diversas comemorações. Entre elas, concursos para escolher a melhor datilógrafa.

Tais concursos alcançaram sucesso, passando a repetir-se anualmente, a cada 30 de setembro. Como muitas secretárias participavam, o dia passou a ser conhecido como o "Dia das Secretárias".

Com o surgimento das associações da classe de secretárias do Brasil, apareceram os movimentos para o reconhecimento da profissão. Das atividades das associações, uma das conseqüências foi a divulgação e popularização do dia 30 de setembro como sendo o "Dia da Secretária".

Em alguns Estados brasileiros o dia foi oficialmente reconhecido. Em São Paulo, por exemplo, a lei nº 1.421 de 26/10/1977, reconhece e oficializa 30 de setembro como o "Dia da Secretária".

Há também o "Dia Internacional da Secretária", que é comemorado na última 4ª feira do mês de abril. E você Secretária, qual sua atitude neste dia?

Primeiro - Faça dele um dia de reflexão, de auto-análise pessoal e profissional.
Ser secretária, hoje, é optar por uma profissão. É gostar do que se faz. É investir no crescimento e na harmonia pessoal e profissional. É ter consciência de seu importante papel de agente de mudança e da atuação como assessora e agente facilitador.

São Jerônimo é o Santo protetor das Secretárias. Ele foi secretário do Papa Dâmaso, que governou a Igreja Católica de 367 a 384 e seu dia é 30/9.

Publicado no site:

http://www.velhosamigos.com.br/DatasEspeciais/diasecretaria.html

A(O) SECRETÁRIA(O)

A Secretária exerce a eficiência.

Ela tem consigo dados confidenciais.

Usando confiança, ordem e paciência,

A Secretária faz um trabalho eficaz!

Entre funções importantes,

As das Secretárias são especiais.

Seus planejamentos são relevantes,

Pois descuidos se fazem prejudiciais.

A Secretária faz de tudo:

Atende telefonemas constantes,

O público e o chefe com prontidão.

Entre afazeres, o serviço segue avante.

No fim do dia, confirma a sua exatidão...

A Secretária possui personalidade.

Nota-se, em suas iniciativas, a firmeza.

Em ambiente descontraído e de estabilidade,

A Secretária faz o serviço fluir com presteza!

"Pela Secretária manter boa aparência pessoal,

as Empresas deveriam fazer um pagamento especial!"

Autor: Manuel de Almeida (Manal)
Publicado no site: http://www.velhosamigos.com.br/DatasEspeciais/diasecretaria.html

SECRETÁRIA-EXECUTIVO: Uma Parceria de Sucesso

O papel do Secretário/a vem desde as grandes guerras da Idade Média. Aquele soldado que, durante o dia matava inimigos, à noite anotava os recados dos comandantes para as tropas. Os instrumentos de guerras eram pedras, o arco e a flecha, lanças e, hoje, bombas arrasadoras. Certamente como aquele soldado-secretário da Idade Média assessorava os grandes estrategistas de guerra, ainda há soldados trabalhando nas guerras deste século, por exemplo, Iraque, como as secretárias hoje assessoram executivos, estrategistas administrativos. Ambos, soldado e secretária, vivem em campo minado e utilizam todas as técnicas para sobreviverem ao mundo de guerra e corporativo.

Saindo do cenário de guerra, trabalhemos a visão da secretária estrategista, trabalhando lado a lado do executivo, realizando manobras nas agendas, negociando parcerias, atendendo clientes, atividades que fariam inveja aos brilhantes comandantes das guerras do passado. Para isso, é importante estabelecer um time de excelência entre executivo/secretária, isto é, uma parceria que possa, por meio de sinergia, potencializar a produtividade de ambos.

Nesse sentido, a secretária dever ter no executivo a figura do cliente: o que ele precisa e como ela pode ser a facilitadora no processo de trabalho, uma verdadeira assessora mesmo.

Para o atingimento dessa excelência de atendimento é possível enumerar dezenas de habilidades de uma secretária. No cenário globalizado atual destacaremos três: conceito de excelência; visão global da organização e interesse em aprender, estudar, ler.

A primeira habilidade destacada, o exercício do conceito de excelência, é a secretária se exceder ao solicitado. É fazer sempre algo a mais, o que encanta. É ter a visão de todo o processo de trabalho. Como buscar a informação, como completar e apresentar. Fornecer apenas o que foi pedido não satisfaz mais ao cliente. É preciso exceder e ser pró-ativa, antecipando-se aos possíveis problemas.

A visão global da organização permite que a habilidade acima seja desempenha com sucesso. A secretária sabe quem faz o que, quem são os principais clientes, quais os planos a longo e médio prazo, quais são as áreas da empresa. Ela se torna a facilitadora de mudanças dos processos. Nesse aspecto, é ampliar e consolidar os relacionamentos profissionais. Mais modernamente a secretária trabalha com a idéia de networking - rede de dados.

Já para a habilidade interesse em aprender, estudar e ler, lembremos Alvin Tofler, destacando que o analfabeto do ano 2000 seria o indivíduo que não consegue aprender, desaprender e reaprender. Portanto, ler e escrever é primordial, mas querer aprender é essencial. É preciso a flexibilidade para desaprender o que sabemos e construir novos conceitos, novas formas de refazer a rotina. A secretária deve ter flexibilidade para se preparar, estudar, prestar um atendimento personalizado, trazer para o ambiente de trabalho novos conceitos de atendimento ao cliente, quer interno, quer externo.

Nessa linha de comportamento, aprender sobre a organização, sobre os clientes, os fornecedores, ter curiosidade, sempre. Estudar outras línguas, marketing, finanças, administração do tempo, liderança de reuniões, recursos humanos e estar antenada nos acontecimentos.

Essas são algumas das habilidades que as empresas estão procurando em uma secretária, isto é, procuram a secretária que possa agregar valor ao cargo, e por isso não se torna supérflua. Ganha a empresa, ganha a secretária pelo desenvolvimento, manutenção do emprego, satisfação pessoal e orgulho pelo trabalho bem feito.

Sobre o autor:
Nancy Tereza Horschütz, é secretária executiva de Indústias Romi S.A e Professora no Centro Universitário Salesiano de São Paulo - Americana.

Texto publicado no informativo www.rhevistarh.com.br

11 maneiras de manter o entusiasmo na busca por emprego

Organização, determinação e auto-estima elevada podem ser o caminho para o seu novo emprego. Acredite! Suas atitudes, postura e comportamento podem fazer com que você aproveite - ou perca - boas oportunidades.

Procurar emprego não é uma tarefa fácil. Essa busca passa a ser o seu trabalho, a sua ocupação. Deixemos claro que um trabalho temporário, mas um trabalho. Um dos mais cansativos e estressantes que existe, mas que também faz parte do jogo.

Apesar disso, é possível e necessário manter-se bem, pessoal e financeiramente, enquanto se está procurando um emprego. Basta conferir as dicas de Antonio Carlos Teixeira da Silva, especialista em criatividade e inovação, de Leila Navarro, conferencista de motivação e empreendedorismo e de Ricardo Estevam, Psicólogo e terapeuta empresarial:

1. Os motivos. Em primeiro lugar, tente descobrir quais foram as causas da sua demissão. É muito importante que você saiba isso para que possa melhorar as suas falhas. Ou então, para certificar-se de que você é um bom profissional e que foi vítima de um corte de custos ou de uma mudança de estratégia em virtude de uma fusão, por exemplo.

2. Conte para a sua família e ouça o que ela tem a dizer. O apoio deles é fundamental para seu sucesso em mais esta empreitada. Sozinho, fica muito mais difícil você atingir seus objetivos.

3. Busque trabalho, não emprego. Infelizmente, a maioria das pessoas procura um emprego (13º salário, FGTS, estabilidade) e não um trabalho. Com isso, encaram o empregador como um pai e não apenas como o patrocinador do desenvolvimento do talento.

4. Planeje. É preciso fazer um planejamento estratégico para a sua semana, para a sua vida, como se você fosse uma empresa. Crie uma planilha, coloque metas e prazos e deixe em local bem visível. Assim, você não perde o foco e mantém seu entusiasmo renovado.

5. Cuide das suas contas. Neste momento, é fundamental ter em mente que todos os gastos supérfluos devem ser cortados. Gaste o mínimo, organizando uma planilha de custos para o seu orçamento doméstico.

Não se esqueça de incluir nenhuma despesa mensal: água, luz, telefone, aluguel, impostos, escola, plano de saúde, e também os pequenos gastos diários ou semanais. Ao fechar o mês, revise os seus gastos. Você vai se surpreender com a quantia de dinheiro que pode economizar, sem fazer tanto esforço. Cuidado também com cartão de crédito e o cheque especial. A idéia de comprar para pagar em várias vezes pode ser tentadora, mas resista: a cobrança de juros costuma ser muito alta. Prefira pagar todas as compras à vista, assim você tem a noção exata de quanto está gastando.

6. Desenvolva uma estratégia de marketing para você. O seu trabalho é encontrar um emprego. Para isso é preciso destacar as vantagens do produto, que no caso, é você. Faça sua propaganda como se estivesse defendendo uma marca ou uma empresa.

7. Ative sua rede de contatos. Mesmo. É preciso se mostrar, ligar para as pessoas e se colocar à disposição para entrevistas, almoços e tudo mais que puder gerar bons frutos. Muitas pessoas ficam com vergonha, sentem-se inferiores por estarem desempregadas, abandonam o círculo de amizades e acabam por perder grandes oportunidades de dar uma guinada na vida. Estar desempregado não é demérito nenhum, é apenas uma situação. Circule!!

8. Atualize-se! Não fique parado esperando o tempo passar. Faça cursos. Precisa explicar o motivo?

9. Cuide da sua saúde. Estar desempregado é estressante, por isso procure fazer uma atividade física, manter-se em contato com a natureza e realizar atividades que lhe dêem prazer. Continue com o seu lazer. A mente agradece.

10. Encare cada nova entrevista como se fosse a primeira. O seu momento vai chegar, mas para isso acontecer você precisa ser o primeiro a acreditar e confiar no seu potencial.

11. Treine a entrevista antes. Sabe aquele parente ou amigo que já participou de vários processos seletivos ou mesmo trabalha com RH?
Que tal sentar com ele em um local tranqüilo e fazer uma
demonstração de como seria a entrevista? Ele pergunta, você responde. Mas lembre-se: seja paciente, humilde e saiba ouvir as críticas.

Lembre-se: a baixa auto-estima piora seu desempenho nos processos seletivos. É preciso acreditar que a gente nunca perde. Sempre haverá trabalho para quem é competente.

Boa sorte!

Escrito por Camila Micheletti.
Artigo extraído do grupo RH no Vale do Paraíba

Faça seu currículo abrir portas para você

Embora sejam bastante disseminados pela imprensa os conceitos básicos para os candidatos a emprego prepararem seus currículos, é muito relevante, ainda, o número dos que cometem erros básicos ao se apresentarem ao mercado. Vale lembrar que um currículo bem feito abre portas para a entrevista e é neste momento que são tomadas as decisões de contratação. Pesquisas mostram que a chance de emprego se eleva a 70% quando o candidato chega à fase de entrevista. Para quem busca colocação, portanto, nenhum ponto pode ser perdido, em qualquer fase.

Entendemos que nunca é demais lembrar que para o potencial empregador o candidato é aquilo que seu currículo comunica. Assim sendo, manda a regra geral que o texto pelo qual o candidato se apresenta tem de ser sucinto, claro, objetivo e completo nas informações relevantes.

Outro detalhe importante é que a forma gráfica do currículo deve ser muito bem cuidada. Mesmo o currículo encaminhado via internet tem de ser previamente preparado num editor de texto. O erro mais comum é o candidato escrever tudo em maiúsculas, muitas vezes mesclando claro e negrito. Há currículos em textos longos, sem parágrafos, e, como se não bastasse, com tipos de letra fora de padrão que só servem para atrapalhar a vida de quem lê e, é claro, provocar o descarte do candidato, pois o avaliador não consegue nem mesmo identificar coisas básicas como formação, histórico profissional, etc. Outros erros comuns no que diz respeito à digitação: uso de cores, uso de tipos estranhos, com imitação de manuscritos, textos em corpo muito pequeno ou muito grande.

Afora esses senões, há outros que merecem igual destaque nas lições de como não se apresentar na busca de emprego. Não se deve, por exemplo, incluir qualquer mensagem íntima na carta de acompanhamento do currículo como, por exemplo: "Oi pessoal. E aí? Tudo bem? Estou enviando o meu currículo para..." Da mesma forma, devem ser evitadas frases de efeito como: "O homem certo se apresenta na hora certa, com muito prazer, pelo mesmo preço". Devem também ser evitadas as frases em português arcaico: "Aguardando sua obsequiosa manifestação...".

Os textos analíticos, com enfoque em problemas estranhos à seleção, devem ser sumariamente vetados: "Assumindo riscos, sem estar preocupado em manter o status quo... O medo, de fato, é que leva ao bloqueio da criatividade profissional...".

Esse é o caso das observações jocosas que também devem ser sumariamente evitadas: "Minha experiência no setor automotivo restringe-se à proporcionada pela aquisição de um veículo...".

Vetadas também são as informações desnecessárias como, por exemplo, “Apelido: Pitanga”. Igualmente devem ficar fora as palavras eruditas e poéticas: "Sou um nefelibata que em última instância almeja o simples: ser feliz".

Como se nota, parece tudo muito óbvio. Mas, como dissemos de início, ainda chama a atenção dos gestores o número de candidatos que perdem boas oportunidades de emprego simplesmente porque negligenciaram na feitura do currículo. Os exemplos aqui citados, pasmem, foram retirados de currículos reais, de pessoas que estavam em busca de colocação. Essas, por motivos óbvios, foram eliminadas do processo seletivo.

Escrito por Ricardo de Almeida Prado Xavier, administrador de empresas e presidente da Manager Assessoria em Recursos Humanos. Fonte: manager.com.br

Ocho pasos para organizar tu vida y tu negocio

¡Tu vida es un desorden!
¡Tu negocio no va a ninguna parte!
¡Pareciera que un tornado arrasó con tu casa!
¿Te suena familiar todo esto? ¿Te sientes abrumado? ¿Sientes que tu vida y tu negocio están fuera de control y no van a ninguna parte?
Bueno, si es así, no estás solo. Créeme, todos tenemos estos sentimientos en algún momento. ¡¡¡EXISTEN formas de tomar el control y organizarse!!!

Paso 1
¡DETENTE! Este es un paso muy importante, por lo tanto, no lo tomes a la ligera. Debes detenerte y dar un paso atrás. Tómate tiempo e imagina exactamente qué quieres y necesitas hacer para organizar tu vida.

Paso 2
Ve a “tu lugar” y lleva un anotador y un papel. Todos tenemos un espacio donde nos gusta ir para reflexionar, pensar, entender. Si no tienes un lugar como este, encuentra uno. Ya se trate de la playa, la bañera, un lugar tranquilo en el bosque o en el parque, todos necesitamos un espacio donde aclarar nuestra mente y ordenar ciertas cosas cada tanto. Debes estar solo para esta tarea.

Paso 3
Tómate un tiempito para despejar tu mente y liberarte de todo “eso” de la vida. Luego puedes pensar con más claridad y objetividad. Cuando tu mente se aclare, comienza a pensar cómo deseas que sean tu vida y tu negocio. Escribe estos pensamientos. Son tus objetivos. Para ordenar tu vida, debes saber cuáles son.

Paso 4
Una vez que hayas determinado tus propósitos, debes escribir los pasos necesarios para alcanzarlos. Cada propósito importante debe ser dividido en propósitos más pequeños.
Por ejemplo: si tu objetivo es transformar tu negocio en un éxito, sepáralo en metas más pequeñas que estén a tu alcance, como las siguientes:

Hacer más eficiente tu sitio.
Hacer más dinámico tu medio de promoción.
Investigar las ventas y tu mercado potencial.
Si alcanzas un objetivo por vez, te ayudará a tener más confianza, que a su vez influirá para que seas más exitoso. Una vez que escribas tus planes, cópialos, imprímelos y reléelos cada tanto. No permitas que tu falta de avance te detenga. A todos nos pasa. Utiliza esta experiencia como una herramienta de aprendizaje que permita fortalecerte.

Paso 5
¡Reúne a tu familia! Sí, puedes hacer que tu familia te ayude a organizar tu casa, que a su vez ayudará a organizar el resto de tu vida. Reúnanse y explícales que tú Y ellos necesitan hacerlo. Asigna a cada miembro ciertas tareas y obligaciones. Asegúrate de que entiendan la importancia de la labor a la que se están comprometiendo. Puede llevar algo de tiempo, pero a largo plazo será muy beneficioso.

Paso 6
¡Comienza! Los planes están hechos, la tropa convocada, ¡ahora es el momento de poner el plan en acción! Cada paso llevará su tiempo. No te apresures o desanimes si no sucede de la noche a la mañana.

Paso 7
¡Deshazte de lo que no sirve! Si has guardado cada cosa que has recibido, desde el correo hasta boletines, ¡sácatelos de encima! Guarda sólo lo que necesites guardar. Limpiar esos papeles inútiles te permitirá experimentar un sentimiento de control para poder llevar a cabo los pasos que faltan de manera más sencilla. ¡Constituye un gran progreso para organizarte!

Paso 8
¡Hazlo nuevamente! Cada día es otra oportunidad para estar un poco más organizado y es un paso que te acerca a cumplir tus metas. Si comienzas a sentirte fuera de control y abrumado nuevamente, vuelve al Paso 1. ¡Luego vuelve a la acción! A medida que vayas logrando cada pequeño adelanto, sentirás más control y te hará sentir más confiado en ti mismo. Pero aun aquellos de nosotros que tenemos un control total y estamos organizados meticulosamente (existe ese tipo de personas), nos sentiremos desbordados en algún momento. La coherencia es la clave. Una vez que logras organizarte, mantente organizado.

Haz que la organización y la planificación sean un hábito diario. No creo que cada uno de nosotros estemos organizados todo el tiempo. Pero si aprendemos a dar cada paso y tomar cada día a su turno, los momentos en los que estemos desorganizados o fuera de control serán menores y más alejados entre sí.

Por Terri Seymour.

Fuja das armadilhas da entrevista

"Fale-me um pouco de você."

O que responder quando essa pergunta é lançada pelo entrevistador, que tem poder de lhe dar ou não um emprego?

Você deve falar sobre suas características, seus hobbies ou suas habilidades? A dúvida é normal, especialmente quando na cabeça do entrevistado, já estavam preparadas respostas para perguntas mais objetivas.

Aparentemente simples, são questões assim que deixam os entrevistados desorientados (veja dicas abaixo).

Ron Fry, autor do livro "101 Great Answers to the Toughest Interview Questions" (literalmente, 101 grandes respostas para as mais difíceis perguntas nas entrevistas), adverte: não existem perguntas inocentes.

Se perguntas assim parecem difíceis de enfrentar, imagine o que responder quando o selecionador vai mais longe e indaga, por exemplo: "Por que a tampa de um bueiro deve ser redonda?".

Segundo Luiz Carlos Cabrera, 54, sócio da consultoria PMC Amrop, há hoje a tendência de usar perguntas que exijam do candidato autoconhecimento. Para Fly, quanto mais você souber a seu respeito, maior facilidade terá para se vender.

AS QUESTÕES MAIS "TRAIÇOEIRAS"

Fale-me um pouco sobre você. Serve para ver como você lida com situações incertas e ambíguas (iguais à pergunta), se sabe se expressar bem, se é capaz de desenvolver uma boa conversa, o que pensa a seu próprio respeito e se sabe usar bem o tempo (sintetizando os argumentos). O ideal é mesclar, na resposta, aspectos profissionais e pessoais, mas sem entrar muito nos detalhes. Evite falar compulsivamente. É preciso abrir pausas para que o entrevistador interrompa e faça perguntas.

Por que você está pensando em deixar seu emprego? O entrevistador quer avaliar se o profissional está mudando em busca de crescimento profissional ou se é um eterno insatisfeito. Outro objetivo é verificar se o candidato não está buscando um aumento salarial em seu atual emprego, argumentando que tem uma oferta de trabalho. Uma boa resposta seria: "Eu cumpri meus objetivos e agora gostaria de fazer esse novo tipo de trabalho". Não fale mal da empresa em que trabalha ou de seu chefe. O entrevistador pode concluir que você, futuramente, falará mal da nova empresa também.

Quais são seus pontos fortes e fracos? A meta é checar o autoconhecimento, a visão crítica a respeito de si próprio. A questão não pede falsa modéstia nem exageros. Não dizer nada, ficar pensando horas no assunto ou dizer que são muitos, mas não citar nenhum, são atitudes desastrosas. O melhor é mencionar um ou dois pontos com franqueza e maturidade. Evite falar, na hora do entusiasmo, de todos os seus defeitos ou dar respostas-padrão, como "eu sou perfeccionista demais". Ao falar de pontos fracos, mostre também o que está fazendo para melhorá-los.

Por que eu deveria considerá-lo um forte candidato para a função? O "truque" aqui é responder com firmeza sem parecer arrogante. E a melhor maneira de fazer isso é falar sobre como você agiu em situações reais (mostrando, é claro, suas habilidades para resolver a questão). Dizer que ele deveria contratá-lo porque você é inteligente e muito dedicado não tem o mesmo impacto.

O que você pretende estar fazendo daqui a cinco anos? O objetivo é verificar se você sabe desenvolver planos, se tem objetivos e se tem ambições e uma visão realista do que pode alcançar. Ter um objetivo a longo prazo é necessário, mesmo que seja para mudá-lo no ano que vem. Pensar nos próximos dois ou três passos de carreira é razoável. E falar sobre isso adequadamente demonstrará maturidade. Perguntar ao entrevistador que perspectivas a empresa oferece é uma boa idéia.

SELECIONADORES COBRAM AUTOCRÍTICA
Na fase final do processo de seleção de uma grande empresa nacional, o candidato se depara com uma cena inesperada: o presidente da companhia entra na sala e pergunta quais as grandes besteiras que ele já fez na vida.

Depois do susto, o que se espera, dentro da cultura dessa empresa, é que o candidato fale sobre pelo menos um episódio de insucesso ocorrido em sua carreira. Com isso, estará mostrando sinceridade, assumindo que comete erros e, assim, se igualando aos demais mortais.

Segundo Luiz Carlos Cabrera, da OMC Amrop, a característica dessas perguntas é a obviedade da resposta convencional ou politicamente correta. Mas, como o entrevistador já conhece as respostas forjadas, o ideal é ser transparente e tentar inovar.

Para Sharon Borwick, consultora da Hewit Associates, os candidatos devem se preparar para a entrevista. Pensar sobre o significado real de cada pergunta é uma boa estratégia.

"Os candidatos devem, nas respostas, mostrar que se conhecem e que têm uma visão realista sobre seus erros e sucessos."

Bom Perdedor
Carlos Diz, sócio-diretor, afirma que, ao planejar a entrevista, o candidato deve ter em mente quatro pontos:
1 – O que faz questão de dizer;
2 – O que gostaria de dizer;
3 – O que deve evitar dizer;
4 – O que quer saber.

"Uma entrevista não deve ser encarada como uma queda de braço. Não há ganhador e perdedor, mas há técnicas e perguntas para obrigar o candidato a revelar certos aspectos", afirma.

Para Cabrera, as perguntas trabalham com o conceito de que o candidato fez sua "lição de casa", informando-se sobre a empresa, e que tem um projeto de carreira.

"Os entrevistadores pressupõem que o candidato faz uma auto-análise constantemente e que, portanto, não se surpreende com as perguntas. Além disso, sabe onde quer aplicar suas competências e como vai fazer isso."

Como forma de se preparar para a entrevista, o escritor Ron Fry sugere exercícios para que o candidato descubra suas características. Por exemplo: a partir dos seus jogos favoritos, pense a respeito da maneira como você joga. Será que você é competitivo demais? É um bom perdedor?

CONFIRA OUTRAS RESPOSTAS ESTRATÉGICAS
Se você pudesse começar sua carreira novamente, o que faria de diferente? O objetivo é saber se você é capaz de aprender com os erros. Uma opção seria fazer referência ao desenvolvimento tecnológico, por exemplo, mostrando como poderia ter sido benéfico para o desenvolvimento de seu trabalho antes. Não opte por respostas do tipo: "Eu gostaria de ter sabido que meu chefe não iria me promover. Assim, teria deixado o trabalho três anos antes".Essa reação faz com que o candidato se mostre como vítima, em vez de apresentá-lo como alguém responsável pelo seu próprio caminho.

O que você ouviu sobre nossa empresa de que não gostou? Se ouviu algo, fale disso abertamente, sempre de forma moderada e aceitando reconsiderar sua posição. Se não, diga a verdade e, se quiser, pergunte se haveria razões para isso. O entrevistador quer verificar se você é capaz de falar honestamente com ele. Mas é preciso que o candidato tenha sensibilidade e tato para responder. Observa-se a forma como a crítica é feita. A idéia é a seguinte: "nenhuma empresa é perfeita. Será que as nossas imperfeições o incomodam? Será que você poderia contribuir para mudar essas imperfeições?"

Você tem disponibilidade para viajar? Se a posição exige que o profissional viaje constantemente, é importante falar sobre isso. Pode ser que essa posição não tenha esse requisito, mas que as próximas exijam. Se não puder, é bom deixar isso claro desde o início e saber explicar bem os motivos. Em outras palavras: você está disposto a fazer alguns sacrifícios pessoais em função do trabalho?

Quando você pode começar? Responder "amanhã", caso esteja empregado, pode mostrar que você não é um profissional muito justo, já que estará deixando seu atual empregador na mão de uma hora para outra. Talvez você precise de um tempo para resolver certos projetos ou pendências. Por outro lado, pode ser que seu atual empregador precise de você por mais um tempo.Um boa resposta seria: "Preciso discutir com meu atual chefe sobre o fato de eu estar saindo da empresa e ajudá-lo a cobrir o meu lugar. Acho que estarei "a disposição em duas semanas, mas tenho de reconhecer que meu chefe (ou a empresa) me ajudou muito, e eu não gostaria de causar problemas".

O que você gosta de fazer quando não está trabalhando? O entrevistador que verificar se você tem outros interesses além do trabalho. Eles podem revelar muito sobre a sua personalidade. Por exemplo: você prefere atividades solitárias ou gosta de estar com a família e os amigos? Gosta de atividades dinâmicas, intelectuais ou contemplativas? Fale abertamente, sem exagero, de seus hobbies e interesses e aproveite para evidenciar valores e características que podem ser relevantes para a empresa. Há outro ponto nessa questão: será que você consegue conversar de uma forma mais íntima ou não consegue deixar de ser formal?

Se você pudesse mudar alguma coisa na sua personalidade, o que seria? A preocupação aqui é saber o que o incomoda, em que intensidade e se isso interferiria no trabalho que está sendo oferecido. Não use respostas decoradas, como: "Meu problema é que eu sou viciado em trabalho". Use essa pergunta para ganhar a credibilidade do entrevistador.

Quais dos aspectos do trabalho que o interessa menos? O que mais lhe agrada? A intenção da pergunta é saber se você entendeu o que está sendo oferecido e se isso combina com as suas expectativas. Todos tendem a delegar mais o que não gostam de fazer. A partir da sua resposta, o entrevistador tem uma visão do peso das diversas responsabilidades da posição e tenta estimar se a sua contratação será positiva ou não. Seja sincero, pois ninguém pode gostar de tudo o que tem de fazer. Toda posição tem componentes bons e ruins.Os melhores candidatos irão usar essa pergunta como uma oportunidade para mostrar entusiasmo em relação a alguns aspectos do trabalho oferecido. Uma resposta pobre seria: "Eu realmente não gosto de fazer tal atividade".

Você tem alguma pergunta para fazer? Há algo que queira saber sobre nós ou sobre o cargo?É a oportunidade para o candidato se informar e tirar dúvidas. Dizer que não tem nenhuma pergunta é desastroso porque faz parecer que não tem interesse ou que não consegue pensar em nada de inteligente para perguntar. Pelas perguntas que o candidato fará, o entrevistador poderá ver se você entendeu o que lhe foi dito, se tem imaginação para se situar e se entende do ambiente no qual atua a empresa. Apesar de ser um momento aberto a perguntas, não é a ocasião de questionar sobre benefícios que a empresa oferece.

Qual sua pretensão salarial? Permite avaliar a noção de valor que o candidato tem em relação à posição que vai ocupar. Caso não tenha idéia dos valores do mercado, não chute. É mais fácil fazer referência a seu ganho atual ou mais recente e mencionar um discreto aumento. O candidato tem de argumentar por que vale aquele salário. Ao mesmo tempo, deve mostrar-se aberto para negociar.

Você tem mudado de emprego com certa freqüência. Como podemos saber se não vai nos deixar? O melhor é convencer o entrevistador de que a empresa tem tudo aquilo que você vinha buscando (dando exemplos), em vez de reclamar dos antigos empregos. Dessa maneira, você mostra o porquê de sua trajetória ter sido aquela. O objetivo da pergunta é entender o motivo dos desligamentos e dos pedidos de demissão e o que você está buscando profissionalmente.

Se o seu chefe pedisse que fizesse algo que você acha que está errado, o que você faria? A empresa tenta saber que capacidade você tem para lidar com uma situação difícil da vida real. Ver se sabe distinguir entre o que não é ideal e o que não é ético, se tem noção de disciplina e até que ponto. Além disso, a pergunta dá chance de o profissional mostrar seus valores (como a integridade) e se enfrentaria o chefe por uma questão ética. "As vezes, a melhor resposta é dizer que você faz questão de mostrar seu ponto de vista. Depois disso, cabe a ele decidir o que fazer. E a você, executar.

"Por que a tampa é redonda?" Você quer ser rico? Por que a tampa do bueiro é redonda? Quantos postos de gasolina existem no Brasil? Como saber as horas se estiver perdido na floresta?Que nome o país deveria ter se não pudesse se chamar Brasil? Não é brincadeira. Perguntas desse tipo também aparecem durante uma entrevista ou mesmo em uma dinâmica de grupo. Em primeiro lugar, entenda a situação: trata-se de um cenário planejado exatamente para verificar como você reage sob pressão. O entrevistador não tem nada contra você, especificamente. E não há uma resposta correta. O que vale é o raciocínio.

O escritor Ron Fry afirma que o importante é o candidato não se sentir derrotado.
O objetivo dessa entrevista, segundo ele, é justamente verificar se o profissional tem tendência a ficar frustado, deprimido ou agressivo demais.

Paulo Eduardo Vichi Padula, 28, coordenador de atendimento ao cliente da Gessy Lever, que fez cerca de 40 entrevistas na época em que se formou em administração, diz que, depois de toda essa "experiência", conseguiu entender o significado de algumas perguntas e teve indícios sobre a intenção de outras.

Mas existem algumas delas às quais, até hoje, ele não tem idéia de como deveria ter respondido.
Na questão sobre o formato das tampas de bueiros, por exemplo, Padula conta que tentou buscar a solução na simplicidade. "A forma redonda é a única que a tampa pode ter para que não caia no buraco", avalia.

Quanto à pergunta sobre quantos postos de gasolina existem no Brasil, o que se pretende é verificar o raciocínio lógico. "Claro que não dá para saber, mas tentei desenvolver um raciocínio a partir do número de habitantes ou número de carros", afirma.

TIPOS DE ENTREVISTA
ENTREVISTA DE CHECAGEM
Geralmente é realizada entre o candidato e um funcionário de recursos humanos.
A função desse profissional é diminuir o número de candidatos nas demais etapas. Ele segue um "script", ou seja, fala sobre os dados que estão no seu currículo e confere a veracidade das informações.

Nessa etapa, o entrevistador tenta detectar se você é enérgico, se apresenta algum distúrbio emocional facilmente detectável, se é articulado e se parece inteligente, por exemplo.

ENTREVISTA DE TIME
É aquela que você entra na sala, e lá, sentado em volta da mesa, um grupo de entrevistadores. A situação, invariavelmente, multiplica o nervosismo do candidato.

A entrevista pode variar de uma prazerosa conversa a um sofrido interrogatório. Podem estar presentes sócios da empresa (ou da alta chefia), pessoas do departamento contratante, da área de recursos humanos e de setores em que você poderá trabalhar futuramente.

Não jogue tudo para o alto ofendendo alguém ou sendo agressivo. No final, eles conversam sobre seu desempenho, para tentar chegar a um consenso.

ENTREVISTA SITUACIONAL (OU HIPOTÉTICA)
É um bombardeio de perguntas do tipo "o que você faria se..?"
Nesse caso, o entrevistador apresenta aos candidatos situações que poderiam acontecer no seu dia-a-dia para checar como agiriam em cada uma delas. È importante gastar algum tempo elaborando cada um dessas respostas.

ENTREVISTA "ESTRESSANTE"
É planejada justamente para provocar o entrevistado e ver do que ele é capaz. As perguntas são disparadas aos montes, com a intenção de deixar o candidato desorientado e confuso.

***

Texto extraído do Jornal Folha de São Paulo – 16/05/99

Trabalhe sua imagem

Muita gente competente passa uma imagem contrária e essa aparência negativa acaba por limitar suas oportunidades. É preciso ter cuidado para com a imagem e buscar eliminar dela qualquer item que possa trazer impacto desfavorável. A imagem é formada principalmente por:

a) aparência;

b) comportamentos;

c) comunicações;

d) resultados apresentados;

e) outros aspectos.

O ideal é fazer uma análise tipo "pente-fino" da própria imagem, levando em conta cada um desses tópicos.

Vários desses pontos podem comunicar a idéia de incompetência, irresponsabilidade, falta de comprometimento com as metas da empresa, desatenção, ou simplesmente distorcem a maneira como você é visto por outras pessoas. Vejamos cada quesito individualmente:

Aparência

Uma roupa espalhafatosa, ou mesmo casual demais, pode comunicar a idéia de que o sujeito é desleixado, desorganizado, inconseqüente ou rebelde. Mas vale pecar pelo excesso de sobriedade do que pela falta dela.

Um acessório inadequado pode transmitir a idéia que o sujeito está na profissão errada (por exemplo, imagine um executivo uma pasta de esportista) ou que seu emprego não é sua maior prioridade (bonés de time de futebol etc.).

Excentricidades em geral: um bigode ou cabelo mirabolante pode dar a idéia de que o indivíduo perde tempo demais cuidado da aparência e preocupando-se com picuinhas.

Comportamentos

Atraso crônico no término de trabalhos, reuniões, cumprimento de compromissos pode ter uma boa justificativa, mas, transmite forte idéia de descaso ou incapacidade de cumprir prazos.

Manter mesa atolada, ambiente desorganizado transmitem idéia de falta de controle. Da mesma forma, excesso de objetos pessoais podem atrapalhar na hora de construir uma imagem de comprometimento.

Resista à tentação de expor seus problemas pessoais no trabalho, além de dar margem a fofocas, você tira o foco das pessoas dos resultados que obteve.

Comunicações

Excessiva comunicação social, envio de e-mails não-profissionais dá a impressão de que o indivíduo não é firme no trabalho ou está com tempo de sobra.

Confusão em comunicar transmite idéia de amadorismo ou desconhecimento do assunto discutido.

Dificuldade de diálogo ou hesitação na hora de relacionar-se com os colegas demonstra falta de espírito de liderança e limita suas opções de crescimento.

Resultados apresentados

O relatório contém erros - e lá se vai a imagem de valor que ele deveria ter e com ela a credibilidade dos dados contidos.

Explicações muito longas na hora de apresentar indicam que a proposta não se sustenta sozinha. Seja objetivo e incisivo, explicando apenas quando for necessário.

A apresentação está rebuscada e enfeitada na proposta – e os outros ficam pensando que houve desvio de atenção e perda de tempo.

Outros aspectos

As companhias escolhidas pelo indivíduo afetam negativamente sua imagem, eventualmente. Lembre-se de que ao trabalhar em uma empresa você está associando-se aos sucessos e fracassos da mesma.

Esteja sempre informado de tudo o que puder sobre sua empresa. Dessa forma você nunca é pego de surpresa e comprova estar sempre alinhado aos objetivos da mesma.

Saber trabalhar sua imagem é uma competência em si, e deve ser desenvolvida para fazer seu trabalho aparecer. Então preste atenção em como você está sendo visto em seu emprego e assuma controle de sua imagem.

Escrito por José Antônio Rosa.
Professor de pós-graduação em Administração no Instituto Nacional de Pós-Graduação.

Você tem Português fluente?

Inglês fluente?

Você, provavelmente, já escutou essa pergunta em inúmeras entrevistas ao concorrer a uma vaga, sempre disputadíssima, para um emprego. Mas as coisas estão mudando. Em pouco tempo, a pergunta que você ouvirá será: Português fluente?

Pareceria normal, se a questão estivesse sendo feita em alguma loja de produtos brasileiros em Miami, mas o que surpreende é que um número cada vez maior de empresas, aqui mesmo no Brasil, tem procurado por profissionais que se destaquem, não só pelo domínio de uma outra língua, mas sim pela fluência da nossa própria.

O conceito lógico de que, na sua língua nativa, cada um se expressa como pode e de que todos se entendem muito bem nos parece perfeitamente razoável, e durante muito tempo, as empresas o consideraram como axiomático. O mercado, porém, sempre atento a qualquer indício de mudança, começa a relacionar quedas constantes de lucratividade com mensagens truncadas entre funcionários e com e-mails que massacram o bom português e que circulam livremente pela Internet, “democratizando” de modo homicida a imagem da empresa e de seu autor.

Segundo Laila Vanetti, mestre em lingüística pela Unicamp e diretora da Scritta – Cursos e Consultoria em Linguagem Escrita – a habilidade que uma pessoa demonstra com relação à língua determina a eficiência da comunicação. “Em uma entrevista de seleção ou de promoção, quanto mais o candidato compreender os processos de formação do texto, mais ele estruturará seu pensamento para escrever e falar corretamente e, de maneira concisa e clara, transmitirá uma imagem de seriedade e de competência para o entrevistador”, afirma ela, que já ministrou inúmeros treinamentos em Comunicação Escrita para executivos e empresários por todo o país.

A afirmação de Laila Vanetti com relação à Língua Portuguesa encontra sua confirmação em qualquer um que precise ministrar uma apresentação para os seus superiores ou clientes. As palavras não saem, a informação passada fica incompleta, o assunto não é desenvolvido com a destreza e a clareza que deveria e, por fim, o nervosismo toma conta da situação. O caso se torna ainda mais grave quando a “platéia” não conhece as competências do profissional que dirige a apresentação, que é imediatamente tomado por um embuste por mais que domine tecnicamente o assunto apresentado. O resultado pode ser desastroso para a carreira do apresentador e para a própria empresa em que ele trabalha ou que ele representa.

Essa situação é cada dia mais comum no mercado corporativo e por conta disso as empresas querem dos seus funcionários, em todos os escalões, uma boa comunicação. O número de palestras e apresentações vem se multiplicando a cada dia, e, para agravar esse quadro, se um executivo antes pedia para que sua secretária redigisse uma pauta de reunião ou um memorando para um cliente, agora ele mesmo deve arregaçar as mangas e encarar a tarefa mais simples de escrever um e-mail, que, não raro, pode se tornar bem complexa e ter algumas conseqüências nada desejáveis.
Com foco no problema da comunicação empresarial, várias instituições têm mudado os seus processos de seleção, contratação e promoção de funcionários. A Língua Portuguesa começa a tomar uma posição de destaque em entrevistas e reuniões se tornando decisiva na contratação.

O que antes era considerado uma exceção em processos de seleção, hoje se torna normal e essencial: a análise da linha de raciocínio do candidato a partir de uma redação ou de uma simples conversa. “A linguagem utilizada por uma pessoa é a expressão de como ela organiza seus pensamentos, se você se comunica mal é porque não estrutura adequadamente suas idéias. Se a sua comunicação é truncada, incompleta e ambígua, não espere que o gerente de RH da empresa na qual você almeja trabalhar vá lhe dar muito crédito”, declara Laila Vanetti. “Já escutei diversos diretores e gerentes de recursos humanos dizerem que descartavam funcionários que não sabiam falar ou escrever corretamente”, reafirma.

Uma só conclusão pode ser tirada – a competência da comunicação está se tornando um fator eliminatório no mercado de trabalho e uma arma poderosa para quem a domina. Portanto, na sua próxima entrevista, fique atento ao seu Português, ele pode ser a diferença entre estar ou não empregado.

Agora eu lhe pergunto: você tem português fluente?


Escrito por Conrado Adolpho Vaz
(www.conrado.com.br)

Organize o seu e-mail

Hoje em dia, a grande vantagem que nós possuímos é o prazer de desfrutar das vantagens da tecnologia. Realmente, não dá para imaginar nossa vida de secretárias sem um editor de textos, sem o Excel e a Internet.

O nosso dia-a-dia, é em sua maior parte, em frente à telinha do micro. Por isso, nós precisamos manter esse “coleguinha” organizado. Eis algumas dicas:

1. Utilize a pasta “Meus documentos” com a principal
É muito perigoso espalhar arquivos entre diversas pastas porque fica muito complicada e lenta a localização dos arquivos. Dentro da pasta padrão “Meus Documentos”, você pode criar outras sub-pastas com nomes descritivos, tais como, carta_convite_2006. Assim, desta maneira, você pode saber o assunto de cada pasta.

2. Para o seu e-mail
a. Defina horário para seus e-mails
Evite ficar conectado o dia todo no seu e-mail para que você possa ter tempo para outras coisas. Estipule alguns horários para se dedicar a leitura dos e-mails.

b. Confira o seu e-mail
Suas mensagens mais importantes podem vir em cores diferenciadas. Assim, se o seu chefe lhe enviar um e-mail, você logo o perceberá, caso este esteja em “vermelho”, por exemplo. O programa Outlook permite esta funcionalidade.

Ou você pode criar uma pasta para e-mails importantes adicionando uma regra no seu e-mail para mover automaticamente mensagens do seu chefe para essa pasta. Dessa forma, você pode focar sua atenção na pasta IMPORTANTE e deixar a Caixa de Entrada para ser analisada quando sobrar tempo.

3. Processe seus e-mails
Não deixe a sua caixa de e-mails lotada. Sua caixa deve estar sempre vazia ou com apenas as mensagens que ainda estão pendentes de solução. Porém, se o e-mail contém uma informação importante, ele deve ser armazenado, pois no futuro, você pode vir a precisar.

Quando você estiver dedicando tempo para ver seus e-mails, processe sua caixa de entrada, isto é, elimine tudo que recebeu.

Além disso, não deixe a sua lixeira cheia. Caso o e-mail não seja útil, deve ser apagado imediatamente. Por último, se você começou a ler o e-mail, responda na mesma hora. Deixar para fazer isso depois vai consumir mais tempo, principalmente porque você terá que reler e repensar a resposta. Se for uma pendência, crie uma tarefa para fazer depois

Secretaria ejecutiva independiente

Se trata de una modalidad nueva de trabajo, donde la secretaria no se encuentra en relación de dependencia con su empleador, sino que puede prestar sus servicios a varias empresas o personas simultáneamente, y estar En carrera... ¡desde casa!

¿Qué tareas realiza una secretaria independiente? Pues casi todas: contesta llamadas telefónicas, responde y envía correos electrónicos o correspondencia por correo tradicional, transcribe informes, prepara presupuestos, paga cuentas; en resumen, todo el trabajo ejecutivo que un profesional independiente o una pequeña empresa necesitan realizar, pero se enfrentan a la imposibilidad de pagar un salario más a otra persona dentro de la compañía.

De esta manera, la secretaria puede cobrar un abono mensual por las tareas que presta o por hora trabajada. Por ejemplo: si un médico tiene todos sus horarios ocupados con pacientes, pero necesita indefectiblemente dar turnos, actualizar informes, responder correspondencia y preparar una disertación para una conferencia en la que deba participar, le solicita a su secretaria ejecutiva independiente que se encargue de cubrir estas necesidades.

La secretaria puede cobrar por cada tarea que realiza, o puede llegar a un acuerdo en el que por ciertas tareas rutinarias cobra un monto fijo; y si es necesario realizar algo extra, cobrará una suma adicional.

Los requisitos para ser secretaria, fundamentalmente, son los siguientes: ser una persona muy organizada y detallista, ya que tenés que poder atender a varios clientes de manera simultánea; es aconsejable que poseas una línea telefónica adicional para atender sólo las llamadas relacionadas con el servicio que prestás; deberías tener una computadora para ser más eficiente en la redacción de informes o cartas, ya que podés tener planillas tipo para cada respuesta que debas dar; necesitarías una impresora, un fax, e incluso un teléfono celular para que te deriven las llamadas cuando no te encuentres “en tu oficina”. Es aconsejable, asimismo, que lleves siempre con vos una agenda con los teléfonos de tus clientes y de los clientes de tus clientes, por si llegara a darse el caso de que recibas una llamada mientras no estás en casa, y debas responderla de manera urgente.

Quien te contrata, a su vez, puede supervisar la tarea que realizás, al menos hasta tanto confíe plenamente en la respuesta que le das a cada situación que se plantea. De esta manera, seguramente te delegará más trabajo cuando aprecie las virtudes de esta actividad ideal para realizar ¡desde casa!

Dra. Viviana P. Slesaransky

Professional Secretary

Secretaries are responsible for a variety of administrative and clerical duties necessary in practical, day-to-day business operations. They may serve as an information manager for an office, schedule appointments, organize and maintain documents or files or manage projects, for instance. They often also conduct research and assimilate information.

There are certain skills you need to begin a career as a Professional Secretary.


The techniques and skills you will use in your career.

Your Professional Image: Dressing professionally; building a support network; developing skills and a career portfolio.

Written Communication: Parts of speech; common grammatical errors; punctuation; capitalization; qualities of effective correspondence; types of business correspondence; letter styles; common business letters, editing and proofreading.

Interpersonal and Communication Skills: Handling problems; relating to your supervisor; improving your reading skills; tips for reading technical or complex material. Improve Your Communication Skills.

Time and Stress Management: Setting up a time-management program; handling work overload; setting priorities and goals; effective stress- management strategies.

Administrative Office Procedures: Communicating with your supervisor and coworkers; telephone communication; handling postal and electronic mail.

Meeting and Travel Planning: Assessing your company's travel needs; developing a working relationship with a travel agent; planning a meeting.

Technologies in the Office: Updating records systems; controlling stored records; electronic records management; classification of records; videophones; personal computers.

Internet Basics: Features of the Web; navigating the Web; accessing and sending e-mail; basic research tools and search engines.

Integrated Applications: Using clip art, lines, borders, drawing tools, charting tools, and watermarks; applying effective design principles and desktop publishing techniques.

Math for Office Professionals: Percents and percentages; calculating income; gross pay versus net pay; hourly wages.

Finances: Accounting and business concepts; income; expenses; the computer and office finances; banking procedures.

Management: Recruiting, interviewing, selecting, evaluating, and terminating employees; legal and medical issues; privacy issues.

30 DICAS PARA ESCREVER BEM

Autor: Professor João Pedro da UNICAMP

1. Deve evitar ao máx. a utiliz. de abrev., etc.
2. É desnecessário fazer-se empregar de um estilo de escrita demasiadamente rebuscado. Tal prática advém de esmero excessivo que raia o exibicionismo narcisístico.
3. Anule aliterações altamente abusivas.
4. não esqueça as maiúsculas no início das frases.
5. Evite lugares-comuns como o diabo foge da cruz.
6. O uso de parênteses (mesmo quando for relevante) é desnecessário.
7. Estrangeirismos estão out; palavras de origem portuguesa estão in.
8. Evite o emprego de gíria, mesmo que pareça nice, sacou??... então valeu!
9. Palavras de baixo calão, porra, podem transformar o seu texto numa merda.
10. Nunca generalize: generalizar é um erro em todas as situações.
11. Evite repetir a mesma palavra pois essa palavra vai ficar uma palavra repetitiva. A repetição da palavra vai fazer com que a palavra repetida desqualifique o texto onde a palavra se encontra repetida.
12. Não abuse das citações. Como costuma dizer um amigo meu: "Quem cita os outros não tem idéias próprias".
13. Frases incompletas podem causar.
14. Não seja redundante, não é preciso dizer a mesma coisa de formas diferentes; isto é, basta mencionar cada argumento uma só vez, ou por outras palavras, não repita a mesma idéia várias vezes.
15. Seja mais ou menos específico.
16. Frases com apenas uma palavra? Jamais!
17. A voz passiva deve ser evitada.
18. Utilize a pontuação corretamente o ponto e a vírgula pois a frase poderá ficar sem sentido especialmente será que ninguém mais sabe utilizar o ponto de interrogação
19. Quem precisa de perguntas retóricas?
20. Conforme recomenda a A.G.O.P, nunca use siglas desconhecidas.
21. Exagerar é cem milhões de vezes pior do que a moderação.
22. Evite mesóclises. Repita comigo: "mesóclises: evitá-las-ei!"
23. Analogias na escrita são tão úteis quanto chifres numa galinha.
24. Não abuse das exclamações! Nunca!!! O seu texto fica horrível!!!!!
25. Evite frases exageradamente longas pois estas dificultam a compreensão da idéia nelas contida e, por conterem mais que uma idéia central, o que nem sempre torna o seu conteúdo acessível, forçam, desta forma, o pobre leitor asepará-la nos seus diversos componentes de forma a torná-las compreensíveis, o que não deveria ser, afinal de contas, parte do processo da leitura, hábito que devemos estimular através do uso de frases mais curtas.
26. Cuidado com a hortografia, para não estrupar a língúa portuguêza.
27. Seja incisivo e coerente, ou não.
28. Não fique escrevendo (nem falando) no gerúndio. Você vai estar deixando seu texto pobre e estar causando ambigüidade, com certeza você vai estar deixando o conteúdo esquisito, vai estar ficando com a sensação de que ascoisas ainda estão acontecendo. E como você vai estar lendo este texto, tenho certeza que você vai estar prestando atenção e vai estar repassando aos seus amigos, que vão estar entendendo e vão estar pensando em não estar falando desta maneira irritante.
29. Outra barbaridade que tu deves evitar chê, é usar muitas expressões que acabem por denunciar a região onde tu moras, carajo!... nada de mandar esse trem... vixi... entendeu bichinho?
30. Não permita que seu texto acabe por rimar, porque senão ninguém irá agüentar já que é insuportável o mesmo final escutar, o tempo todo sem parar.

Publicado no site: www.secth.com.br

Mala Direta

Sabemos que a mala direta tende a ter má reputação. Porém, a mala direta pode ser bastante eficiente se você tiver a mensagem certa para os destinatários mais apropriados! Uma boa mala direta tem endereço certo e chega à pessoa certa. Mas, para isso, é necessário planejamento!

Primeiramente, planeje a estratégia de sua mala direta conhecendo mercado. Faça um perfil detalhado de seus clientes. Descubra seus hábitos de compra e tudo o que puder sobre a mudança de gostos.

Em seguida, faça um levantamento amplo de preços referente ao material de que você vai precisar. Procure várias gráficas, pois os preços variam bastante.

Em seqüência, comece a criar a sua própria lista de endereços. Comece com pessoas que você conhece. Utilize, também, contatos com amigos e fontes gratuitas de informações a respeito de endereços, entre elas, as páginas comerciais de catálogos telefônicos, por exemplo.

Por último, atualize constantemente as listas, de preferência a cada três meses. As pessoas mudam muito.

Importante: Antes de enviar a mala direta, sempre que possível, inclua uma carta personalizada.

Usem a criatividade!

Meninas,

Usem a criativiade com este joguinho lindo!
Este é um jogo pequeno, que contém apenas 3 fases. Há uma contagem de tempo e é possível ‘zerar’ em uns 20min.


Para quem não está acostumado com este estilo, segue a dica:

• Caminhe com o mouse pela tela para descobrir tudo o que se pode clicar.
• Faça algumas experiências clicando nos objetos e utilize um pouco de lógica e sorte para descobrir a sequência que gera resultados.

Este também é um exemplo de marketing de guerrilha, já que o jogo foi feito para promover um produto.

Boa Sorte!

Motive-se para criar, crie para motivar-se!

Leila Navarro - motivaonline

Você adora o que faz e, enquanto trabalha, não vê o tempo passar? Se a sua resposta for "sim", pelos cânones da auto-ajuda você poderia ser enquadrado na categoria dos profissionais motivados. Mas não sejamos tão simplistas, não é? Você pode realmente amar o que faz, mas a pressão por resultados é tamanha e os problemas são tantos que não dá para dizer que você trabalha motivado. Você pode não ver o tempo passar, mas não porque está motivado, e sim porque sua empresa está uma loucura e você mal consegue dar conta dos seus afazeres.


Nesses tempos de profundas mudanças, alta competitividade e grandes pressões no interior das empresas, nem sempre é fácil encontrar motivação para trabalhar. Sua competência e esforços, às vezes, parecem insuficientes para fazer as coisas funcionarem como gostaria. E os problemas, então? Sugam a sua energia. Você sai do trabalho exaurido, com sentimento de culpa por não ter resolvido todas as pendências. O pior é que elas estarão à sua espera no dia seguinte, engrossando a lista de "pepinos" que certamente surgirão. Se é assim que você se sente, provavelmente entrou em uma espiral negativa, na qual as questões não-solucionadas lhe causam desprazer, o que leva à desmotivação.


A boa notícia é que o movimento dessa espiral pode ser revertido, se você acrescentar um tempero especial ao seu trabalho: a criatividade. Segundo professor de Psicologia da Universidade de Chicago Mihaly Csikszentmihalyi, autor do livro Flow, pessoas que procuram desempenhar tarefas criativamente encontram mais prazer no que fazem. O prazer, por sua vez, é altamente motivador. Aí está a espiral positiva: criatividade, prazer e motivação.


Antes de mais nada, é preciso que você analise a forma como vem tentando resolver seus problemas. Se, normalmente, fica ansioso ou transtornado para encontrar a solução, precisa aprender a fazer o que chamo de distanciamento da situação. Em vez de ficar concentrado na questão, abra seu foco de visão para tudo que envolve o problema. Procure perceber todas as implicações que ele tem e analisá-lo por vários ângulos. Distanciar-se de um problema é como sobrevoar um congestionamento de helicóptero: você sai do caos, vê sua extensão e enxerga possíveis saídas.


O que isso tem a ver com criatividade? Tudo. Quanto mais você se distancia mental e emocionalmente do problema mais predisposto a ter idéias criativas se torna. Afinal, não é com a cabeça quente e nervos exaltados que você conseguirá ter uma inspiração, é? Bem, de nada adianta ficar "zen" diante dos problemas, se você não exercitar sua criatividade para que ela se manifeste quando necessário.


Um bom treino para isso é procurar sempre fazer coisas diferentes das habituais. Experimente um novo caminho para ir ao trabalho, assista a um canal de TV que nunca viu, compre uma revista nova, converse com um desconhecido, enfim, dê a si a chance de surpreender-se com algo novo, todos os dias. Fazer as coisas sempre do mesmo jeito nada mais é do que a exteriorização do modo como sua mente trabalha, sempre percorrendo as mesmas trilhas de raciocínio. Ao mudar seus hábitos, você estará abrindo novas trilhas.


Da mesma forma que você procura trazer novidade ao dia-a-dia, experimente fazer o seu trabalho de maneiras diferentes. Mude o jeito de encaminhar as coisas, procure alternativas para simplificar tarefas, crie novos procedimentos. Pessoas criativas estão sempre em busca de aperfeiçoamento no que fazem, e disso extraem seu prazer. O reconhecimento de que estamos fazendo nosso trabalho um pouco melhor a cada dia é extremamente motivador.


Para terminar, quero dar uma dica para sustentar a espiral da criatividade, prazer e motivação. Diariamente, ao despertar, tenha pensamentos positivos, algo como: "Hoje, apesar de tudo, eu serei feliz" ou "A criatividade sempre me ajuda a resolver as situações que encontro". As atitudes e pensamentos que temos nos primeiros minutos do dia determinam a qualidade de 80% do restante desse dia. Não queira resolver todos os problemas de uma só vez; em vez disso, estabeleça metas realistas, comprometendo-se com o que é mais importante ou mais urgente. Com essas atitudes simples, você poderá terminar o dia satisfeito por ter cumprido seus objetivos e usado a criatividade. O que pode haver de mais motivador que isso?Leila Navarro é palestrante motivacional, autora e especialista no comportamento humano. Mais de meio milhão de pessoas já viram suas palestras.

FONTE: http://www.motivaonline.com.br/