Secretária, você sabe gerenciar o seu tempo?

A administração do tempo é uma arma contra ou a favor de qualquer trabalho, principalmente para àqueles que necessitam administrar e planejar o dia a dia de forma impecável para que tudo transcorra como esperado ao término das oito horas de trabalho.

O profissional de secretariado é uma peça chave na organização funcional do cotidiano dos diretores, presidentes, gestores, coordenadores, etc. Já imaginou se você, secretária, não existisse na vida do seu chefe? Como será que ele administraria sua própria agenda, sem você?

Sabemos que a secretária é uma excelente organizadora de tempo. Ela é mãe, esposa, estudante, dona de casa e ainda, tem que dar conta do chefe. Quem melhor faria esse papel senão você, secretária?

Mas, mesmo com todo este talento funcional, ainda sim vale algumas dicas. As secretárias são constantemente bombardiadas com ordens, pedidos, solicitações urgentes de pessoas que estão anciosas para uma determinada atitude. Por isso, para gerenciar melhor o tempo, é importante começar com um “checklists” do dia.

O segundo passo é estabelecer as atividades prioritárias e, em seguida, fixar estratégias. Divida as atividades em dois grupos, ou seja, àquelas que dependem exclusivamente de você e as que dependem de outras pessoas e, que são passíveis de serem gerenciadas e controladas por estas.

É importante determinar a seqüencia em que as tarefas deverão ser executadas para que a falta de uma não implique em outra. Defina os recursos que serão necessários analisando o tempo de utilização e, se haverá necessidade de recursos financeiros, ou até mesmo o uso de equipamentos. Pense no tempo para a execução de cada uma destas atividades, e se for necessário fixe prazos. Por fim, revise tudo, ou seja, todo o seu planejamento.

Todas essas dicas, para uma secretária, já estão tão mecanizadas que são quase imperceptíveis para elas próprias. Até mesmo em casa, muitas nem percebem que fazem tudo de forma planejada para que não perca tempo. Ela elabora uma estratégia em sua mente que nem se dá conta do que está fazendo. Isso é fruto do dia a dia. Então, estas dicas ficam somente para àquelas que estão começando a carreira.