Como economizar tempo – Anote estas dicas!

Você precisa de 48 horas para se organizar? Pare e pense! Você não sabe como administrar bem o seu tempo. Pegue um lápis e um papel e anote. Eis algumas dicas interessante para Você imprimir e colocar no seu mural.

1. Planejamento. É melhor disponibilizar algums minutos no seu planejamento diário do que perder algumas horas pensando no que tem que fazer no dia. Esqueceu de fazer algo importante? Isso é sinal de falta de planejamento. Planeje o seu dia para que as distrações não o retire do curso.

2. Faça um programa para as suas tarefas. Listas é a melhor opção. Organize um lista “para fazer” e arque um compromisso com as tarefas até o final do dia. Comprometa-se! E dê prioridade para as tarefas mais emergenciais. Planeje logo no começo o que fará até o final do expediente.

3. Pressa? Não se apresse. Os equívocos ocorrem mais freqüência quando um trabalho é feito com pressa e sem atenção. Dê atenção especial para as tarefas mais importantes do dia e não se apresse em terminar todas. O mais importante é você tentar organizar o seu tempo de forma que suas atividades possam fluir bem. Se o tempo não for suficiente para terminar uma trarefa do dia, ao menos execute as mais importantes corretamente.

4. Seu chefe pediu algo e você não entendeu? Não deixe de perguntar novamente, quero dizer, na dúvida, pergunte! Em qualquer empresa a comunicação inadequada é o caminho mais fácil por onde se perde tempo. Tenha orgulho de um trabalho bem feito, e não da capacidade adivinhar o que é requerido. Perguntar é bem mais rápido do que tentar adivinhar o que o seu chefe deseja.

5. Utilize a sua agenda. O bom e velho papel ainda é o nosso verdadeiro “amigo do trabalho”. Não confie 100% em sua mente. Entenda que nós precisamos de ajuda para evitarmos a negligência. Escreva tudo o que é necessário para você desempenhar bem as suas atividades. Anote todos os recados que ouvir ao atender uma ligação, anote todos os pedidos do seu chefe (até mesmo as reclamações dele)..., ou seja, aprenda a ser um scanner de anotações.

6. Organize a sua mesa. Sua mesa organizada reflete a pessoa que você é. E além disso, a sua produtividade melhora quando há facilidade em achar agilmente o que precisa. Organização é um facilitador na execução das tarefas.

7. Comunicação com os seus colegas de trabalho. Uma linguagem simples, concisa e isenta de ambigüidades assegura a compreensão e poupa o tempo com a eliminação de mal-entendidos.

8. Arquivos em ordem? Mantenha-os sempre em ordem. Quanto mais papéis espanhalhos se têm, mais será difícil para encontrar o que deseja, e consequentemente, a perda de tempo será inevitável. Faça um limpeza nos seus papéis diariamente.

9. Saiba delegar tarefas e programe um prazo para o término. Aprenda a dividir suas tarefas com os colegas. Faça uma lista de “follow-up” para acompanhar a execução das tarefas e o seu prazo para o término. Ao delegar uma tarefa para alguém, seja específico na explicação e no prazo para entrega.

10. Não delongue a sua tarefa. Tarefas muito complexas e estensas devem ser divididas em etapas. Siga as etapas rigorosamente e sempre que haja um tempinho extra adiante as próximas etapas para melhorar o andamento das demais tarefas. Se não for agradáveis, faça-as o mais rápido possível! Adiar tarefas significa perder tempo e aumentar o estresse.